Digitalisierung und Vereinheitlichung: Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2026

Mit Wirkung zum 01.01.2026 traten wesentliche Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsver­fahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer in Kraft. Die Neuregelungen beruhen auf der Siebten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 19.12.2025 sowie einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 02.06.2026, mit dem die entsprechenden Anpassungen in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen wurden.

Ziel der Reform ist insbesondere die weitere Digitalisierung des Verfahrens und die stärkere Angleichung der Regelungen für Drittlandsunternehmer an die bereits bestehenden Vorschriften für im EU-Gebiet ansässige Unternehmer. Die wichtigste Neuerung betrifft die Nachweisführung: Rechnungen und Einfuhrbelege sind künftig grundsätzlich digital über das Onlineportal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) einzureichen und in Ausnahmefällen vorübergehend auch per Speichermedium (z.B. USB-Stick). Die papiergebundene Einreichung wird weitgehend abgeschafft und bleibt nur in Ausnahmefällen möglich.

Zudem ist den Anträgen eine detaillierte Einzelaufstellung der zu vergütenden Vorsteuerbeträge beizufügen. Ausnahmsweise eingereichte Papierbelege werden vom BZSt durch Stempelaufdruck oder in anderer Weise entwertet, um Mehrfachverwendungen zu verhindern. Eine weitere praxisrelevante Änderung betrifft die Nachweispflicht für Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen und Einfuhrbelege mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 € (z.B. Taxi- oder ÖPNV-Kosten) entfällt die Nachweispflicht grundsätzlich. Das BZSt kann die Originalbelege jedoch im Einzelfall weiterhin anfordern.

Der Nachweis der Unternehmereigenschaft (Muster USt 1 TN oder gleichwertige Bescheinigung) kann dem BZSt künftig zusammen mit dem Vergütungsantrag digital übermittelt werden. Das BZSt kann jedoch auch weiterhin die Vorlage im Original verlangen. Die Regelungen gelten für alle ab dem 01.01.2026 gestellten Vergütungsanträge. Betroffene Unternehmen sollten ihre Prozesse rechtzeitig auf die digitale Einreichung umstellen.

Hinweis: Die Änderungen dienen der weiteren Digitalisierung des Vorsteuer-Vergü­tungsverfahrens und vereinheitlichen die Abläufe. Für Drittlandsunternehmer bedeutet das effizientere und standardisierte Prozesse.